Segitiga Parameter Project

Dilema Project

Photo by Brendan Church on Unsplash

Pada pelaksanaannya, sering pelaksana proejct harus menghadapi dilema yaitu apakah mempercepat project dengan konsekuensi biaya project naik, apakah menghemat biaya project dengan konsekuensi kualitas aset diturunkan, ataukah menaikkan kualitas aset dengan konsekuensi naiknya biaya dan mungkin semakin panjang durasi pelaksanaan project karena ada penambahan scope. Dilema ini harus dibicarakan di tingkat tertinggi dan dihadiri oleh stakeholder inti seperti pemilik modal, calon pengguna produk, dan pelaksana project. Yang menjadi acuan bagi para stakeholder adalah scope project yg sudah disetujui oleh para stakeholder. Para stakeholder diasumsikan sudah memahami scope project sebelum project dilaksanakan. Scope project mungkin berubah bila memang diperlukan dan harus disetujui oleh seluruh stakeholder sebelum diterapkan. Konsekuensi dari perubahan scope project juga perlu dibicarakan di tingkat stakeholder dan menjadi bagian dari perubahan scope project.

Sekali Lagi, First Thing First

Di sisi pelaksana project, dilema ini perlu dilihat berdasarkan scope dan target utama project. Pelaksana project perlu menemukan jawaban apa yg menjadi prioritas dari project yang sedang dikerjakannya. 

Bila produk dari aset itu diperlukan pada waktu tertentu dan tidak boleh lewat dari jadwalnya, maka pelaksana project perlu memprioritaskan schedule sebagai parameter utama. Bila untuk mengejar hal itu, diperlukan penambahan biaya, pelaksana project harus sudah siap dengan support modal cadangan yg sudah dipersiapkan sebelumnya. Bila biaya project menjadi prioritas sementara kualitas aset juga diperlukan, maka pelaksana project mungkin mempertimbangkan untuk mengurangi sumber daya manusia yg berakibat pelaksanaan project jadi lebih lama. Bila kualitas aset menjadi pertimbangan, biaya dan waktu pelaksanaan akan dikorbankan. Biaya pembuatan akan menjadi lebih besar dan waktu pelaksanaan akan menjadi lebih lama.

Sebelum dibicarakan dengan stakeholder yg lain, pelaksana project perlu menyusun prioritas internal dan berlaku dalam otoritasnya, seperti pengendalian biaya project, pemantauan perkembangan project dan estimasi waktu penyelesaiannya, juga ketersediaan material bahan-bahan project di pasar. Pelaksana project setidaknya sudah merencanakan dan membuat usulan project dengan biaya, waktu pelaksanaan dan kualitas aset yg sudah matang. Bila stakeholder yg lain seperti pemilik modal menginginkan hal-hal di luar rencana ini, maka pelaksana project akan merevisi dan menyesuaikan rencana project sesuai yg diminta.

Quality vs Time vs Cost

Seluruh stakeholder yg memiliki otoritas untuk menyetujui pelaksanaan project harus sudah memahami kebergantungan ketiga parameter project ini. Perubahan di salah satu atau dua parameter ini akan berpengaruh pada parameter lainnya. Dalam memutuskan perubahan atau penyesuaian parameter-parameter ini para stakeholder perlu memahami seberapa penting parameter tsb dan apakah bisa menerima semua konsekuensi dari perubahan itu. Pelaksana project sebagai salah satu stakeholder project yg paling memahami kondisi project, perlu memberikan masukan secara menyeluruh kepada stakeholder yg lain apa saja yg sedang berprogres dalam project dan bila perubahan itu harus dilakukan, hal-hal seperti kecepatan progress dari project harus diperlambat sebentar agar transisi dari rencana lama ke rencana baru tidak berakibat chaos di internal pelaksana project. Seperti halnya mengemudi kendaraan besar, pelaksana project perlu menyesuaikan kelajuan project, termasuk seluruh kontraktor dan sub kontraktor yg terlibat dan mengkomunikasikannya dengan baik. 

Keputusan Management

Photo by Vladislav Babienko on Unsplash

Perubahan yg terjadi dalam project harus sudah menjadi keputusan pihak management dan mengikat. Perubahan ini diusulkan oleh pelaksana project mengingat mungkin pada pelaksanaan project terjadi hal-hal di luar kendali pelaksana project dan rencana project perlu disesuaikan dengan keadaan di lapangan. Perubahan scope project bukanlah hal sederhana yg bisa terjadi seketika. Akan tetapi pertimbangan perubahan scope project selalu berhubungan dengan tiga parameter proejct yaitu biaya, waktu dan kualitas aset. Jadi antisipasi yg akan terjadi pada perubahan scope ada pada ketiga parameter tersebut.

Esensi Project Management

Apakah Perlu Project Management?

Photo by Jo Szczepanska on Unsplash

Project adalah suatu usaha pemilik modal untuk menciptakan aset agar dengan aset tersebut, pebisnis bisa menghasilkan produk yg menguntungkan. Aset yg diciptakan mulai dari aset sederhana seperti sebuah toko kecil penjual barang-barang sembako sampai dengan mega project kilang minyak dan gas bumi yang memproduksi berbagai macam produk berbasis hydrokarbon dari minyak mentah. Project Management diperlukan apabila dirasakan project yg akan dilakukan memiliki resiko yg cukup tinggi. Jadi pada awal tahapan project management, sebenarnya adalah asessment resiko. Apabila pemilik modal merasa resiko pelaksanaan project bisa ditangani, dan keuntungan yg dihasilkan cukup baik untuk menutup biaya pelaksanaan project plus menguntungkan, pemilik project akan memutuskan untuk mengeksekusi project tsb.

Untuk lebih jelasnya tentang operasional suatu bisnis bisa dilihat di saluran Bisnis itu Menyenangkan.

Jadi untuk aset-aset yg sederhana, project managementnya juga sederhana dan mungkin bisa sangat cepat (mungkin dalam hitungan menit, pemilik modal segera bisa memutuskan apakah akan membuat aset tsb atau tidak). Tetapi untuk project yg kompleks, project management bisa cukup lama, bahkan bisa sampai tahunan untuk mengevaluasinya. Pelaksanaan Project Management sendiri juga memerlukan biaya. Jadi Pemilik Modal perlu mempertimbangkan keseluruha biaya, atau sering disebut overall lifecycle cost dari pembuatan aset tsb.

Stakeholder untuk Calon Aset

Stakeholder adalah semua pihak yg berhubungan dengan keberadaan suatu aset. Setiap aset selalu memiliki satu atau lebih stakeholder. Daiantara pihak-pihak yg menjadi stakeholder suatu aset atau calon aset adalah pemilik modal, estimator project, project eksekutor, pemilik teknologi, penjual bahan-bahan material project, dsb. Untuk project yg membuat calon aset suatu negara, bahkan pemerintah negara tersebut yg seringkali diwakili oleh suatu badan yg dibentuk oleh negara tsb, juga merupakan stakeholder project. Memahami siapa saja yg menjadi stakeholder suatu project akan banyak membantu menyelesaikan masalah pada pelaksanaan project. Masing-masing stakeholder punya tanggung jawab untuk menyelesaikan fungsinya masing-masing. Pada saat ada masalah, para stakeholder sering mengadakan rapat utk mengetahui pekerjaan apa yg tidak tuntas dalam project dan fungsi stakeholder mana yg tidak bekerja. 

Photo by Icons8 team on Unsplash

Atau bahkan mungkin bisa utk mengetahui kalo ada stakeholder yg belum ada dalam struktur organisasi project....

Asset Kreator

Pelaksana project, sering saya sebut sebagai aset kreator. Pelaksana project sudah tidak lagi memikirkan apakah project ini bisa balik modal pada saat asetnya sudah jadi dan berjalan. Project kreator berfungsi sebagai 'tukang jahit' yg meracik kombinasi pengerahan sumber daya manusia dan bahan-bahan material. Pengetahuan luas mengenai skill-skill yg berperan menciptakan aset, sangat diperlukan seorang aset kreator. Juga bagaimana mendapatkan bahan-bahan untuk membentuk aset. Aset Kreator bertanggung jawab dan melaporkan perkembangan pekerjaannya kepada pemilik modal secara rutin. Aset Kreator juga menggambarkan rencana penyelesaian pembuatan suatu aset, baik dalam finansial maupun schedule finishing.

Tahapan Project Management

Untuk project yg cukup kompleks, beberapa tahapan yg cukup panjang. Hal ini diperlukan agar aset direncanakan dan dieksekusi dengan biaya optimal dan waktu yg cukup. Tahapan awal project adalah tahapan perencanaan. Di tahap ini, pemilik project mendefiniskan nilai (value) atau proyeksi keuntungan yg akan dihasilkan apabila pemilik modal memiliki aset tertentu yg berproduksi dalam jangka waktu tertentu. Pemilik project menjelaskan aset apa yg diperlukan dan bagaimana rencana merealisasikannya. Tahapan ini disebut sebagai tahap studi kelayakan project. Dalam studi ini, pemilik project akan menceritakan aset apa yg akan dibuat dengan spesifikasi, volume, kualitas, dan jumlahnya. Jadi bila asumsi-asumsi ini tidak tercapai, maka kemungkinan estimasi keuntungan yg diharapkan menjadi salah. Setelah tahap ini, pemilik project mulai mendetailkan rencana kerja pembuatan aset. Rencana ini diperlukan agar kesalahan estimasi biaya dan waktu pelaksanaan project bisa cukup rendah. Setelah tahapan pendetailan rencana selesai, pemilik modal akan mereview keseluruhan rencana eksekusi project, termasuk biaya dan waktunya, dan memutuskan apakah akan melanjutkan project ke tahapan eksekusi atau tidak. Bila hasil detail perencanaan, ternyata keseluruhan biaya project menggelembung besar sehingga pengembalian modal bila aset sudha jadi dan berproduksi nanti terlalu lama bahkan mungkin merugi, pemilik modal mungkin akan membatalkan eksekusi project dan project akan dihentikan. Mungkin pemilik modal akan mempertimbangkan mencari alternatif cara eksekusi project agar biaya dan waktu pelaksanaan project lebih efisien. Bila ini didapatkan, dan hasilnya pengembalian modal dari aset bisa lebih cepat, maka kemungkinan pemilik modal akan memutuskan untuk mengeksekusi project tsb.