Segitiga Parameter Project

Dilema Project

Photo by Brendan Church on Unsplash

Pada pelaksanaannya, sering pelaksana proejct harus menghadapi dilema yaitu apakah mempercepat project dengan konsekuensi biaya project naik, apakah menghemat biaya project dengan konsekuensi kualitas aset diturunkan, ataukah menaikkan kualitas aset dengan konsekuensi naiknya biaya dan mungkin semakin panjang durasi pelaksanaan project karena ada penambahan scope. Dilema ini harus dibicarakan di tingkat tertinggi dan dihadiri oleh stakeholder inti seperti pemilik modal, calon pengguna produk, dan pelaksana project. Yang menjadi acuan bagi para stakeholder adalah scope project yg sudah disetujui oleh para stakeholder. Para stakeholder diasumsikan sudah memahami scope project sebelum project dilaksanakan. Scope project mungkin berubah bila memang diperlukan dan harus disetujui oleh seluruh stakeholder sebelum diterapkan. Konsekuensi dari perubahan scope project juga perlu dibicarakan di tingkat stakeholder dan menjadi bagian dari perubahan scope project.

Sekali Lagi, First Thing First

Di sisi pelaksana project, dilema ini perlu dilihat berdasarkan scope dan target utama project. Pelaksana project perlu menemukan jawaban apa yg menjadi prioritas dari project yang sedang dikerjakannya. 

Bila produk dari aset itu diperlukan pada waktu tertentu dan tidak boleh lewat dari jadwalnya, maka pelaksana project perlu memprioritaskan schedule sebagai parameter utama. Bila untuk mengejar hal itu, diperlukan penambahan biaya, pelaksana project harus sudah siap dengan support modal cadangan yg sudah dipersiapkan sebelumnya. Bila biaya project menjadi prioritas sementara kualitas aset juga diperlukan, maka pelaksana project mungkin mempertimbangkan untuk mengurangi sumber daya manusia yg berakibat pelaksanaan project jadi lebih lama. Bila kualitas aset menjadi pertimbangan, biaya dan waktu pelaksanaan akan dikorbankan. Biaya pembuatan akan menjadi lebih besar dan waktu pelaksanaan akan menjadi lebih lama.

Sebelum dibicarakan dengan stakeholder yg lain, pelaksana project perlu menyusun prioritas internal dan berlaku dalam otoritasnya, seperti pengendalian biaya project, pemantauan perkembangan project dan estimasi waktu penyelesaiannya, juga ketersediaan material bahan-bahan project di pasar. Pelaksana project setidaknya sudah merencanakan dan membuat usulan project dengan biaya, waktu pelaksanaan dan kualitas aset yg sudah matang. Bila stakeholder yg lain seperti pemilik modal menginginkan hal-hal di luar rencana ini, maka pelaksana project akan merevisi dan menyesuaikan rencana project sesuai yg diminta.

Quality vs Time vs Cost

Seluruh stakeholder yg memiliki otoritas untuk menyetujui pelaksanaan project harus sudah memahami kebergantungan ketiga parameter project ini. Perubahan di salah satu atau dua parameter ini akan berpengaruh pada parameter lainnya. Dalam memutuskan perubahan atau penyesuaian parameter-parameter ini para stakeholder perlu memahami seberapa penting parameter tsb dan apakah bisa menerima semua konsekuensi dari perubahan itu. Pelaksana project sebagai salah satu stakeholder project yg paling memahami kondisi project, perlu memberikan masukan secara menyeluruh kepada stakeholder yg lain apa saja yg sedang berprogres dalam project dan bila perubahan itu harus dilakukan, hal-hal seperti kecepatan progress dari project harus diperlambat sebentar agar transisi dari rencana lama ke rencana baru tidak berakibat chaos di internal pelaksana project. Seperti halnya mengemudi kendaraan besar, pelaksana project perlu menyesuaikan kelajuan project, termasuk seluruh kontraktor dan sub kontraktor yg terlibat dan mengkomunikasikannya dengan baik. 

Keputusan Management

Photo by Vladislav Babienko on Unsplash

Perubahan yg terjadi dalam project harus sudah menjadi keputusan pihak management dan mengikat. Perubahan ini diusulkan oleh pelaksana project mengingat mungkin pada pelaksanaan project terjadi hal-hal di luar kendali pelaksana project dan rencana project perlu disesuaikan dengan keadaan di lapangan. Perubahan scope project bukanlah hal sederhana yg bisa terjadi seketika. Akan tetapi pertimbangan perubahan scope project selalu berhubungan dengan tiga parameter proejct yaitu biaya, waktu dan kualitas aset. Jadi antisipasi yg akan terjadi pada perubahan scope ada pada ketiga parameter tersebut.