Esensi Project Management

Apakah Perlu Project Management?

Photo by Jo Szczepanska on Unsplash

Project adalah suatu usaha pemilik modal untuk menciptakan aset agar dengan aset tersebut, pebisnis bisa menghasilkan produk yg menguntungkan. Aset yg diciptakan mulai dari aset sederhana seperti sebuah toko kecil penjual barang-barang sembako sampai dengan mega project kilang minyak dan gas bumi yang memproduksi berbagai macam produk berbasis hydrokarbon dari minyak mentah. Project Management diperlukan apabila dirasakan project yg akan dilakukan memiliki resiko yg cukup tinggi. Jadi pada awal tahapan project management, sebenarnya adalah asessment resiko. Apabila pemilik modal merasa resiko pelaksanaan project bisa ditangani, dan keuntungan yg dihasilkan cukup baik untuk menutup biaya pelaksanaan project plus menguntungkan, pemilik project akan memutuskan untuk mengeksekusi project tsb.

Untuk lebih jelasnya tentang operasional suatu bisnis bisa dilihat di saluran Bisnis itu Menyenangkan.

Jadi untuk aset-aset yg sederhana, project managementnya juga sederhana dan mungkin bisa sangat cepat (mungkin dalam hitungan menit, pemilik modal segera bisa memutuskan apakah akan membuat aset tsb atau tidak). Tetapi untuk project yg kompleks, project management bisa cukup lama, bahkan bisa sampai tahunan untuk mengevaluasinya. Pelaksanaan Project Management sendiri juga memerlukan biaya. Jadi Pemilik Modal perlu mempertimbangkan keseluruha biaya, atau sering disebut overall lifecycle cost dari pembuatan aset tsb.

Stakeholder untuk Calon Aset

Stakeholder adalah semua pihak yg berhubungan dengan keberadaan suatu aset. Setiap aset selalu memiliki satu atau lebih stakeholder. Daiantara pihak-pihak yg menjadi stakeholder suatu aset atau calon aset adalah pemilik modal, estimator project, project eksekutor, pemilik teknologi, penjual bahan-bahan material project, dsb. Untuk project yg membuat calon aset suatu negara, bahkan pemerintah negara tersebut yg seringkali diwakili oleh suatu badan yg dibentuk oleh negara tsb, juga merupakan stakeholder project. Memahami siapa saja yg menjadi stakeholder suatu project akan banyak membantu menyelesaikan masalah pada pelaksanaan project. Masing-masing stakeholder punya tanggung jawab untuk menyelesaikan fungsinya masing-masing. Pada saat ada masalah, para stakeholder sering mengadakan rapat utk mengetahui pekerjaan apa yg tidak tuntas dalam project dan fungsi stakeholder mana yg tidak bekerja. 

Photo by Icons8 team on Unsplash

Atau bahkan mungkin bisa utk mengetahui kalo ada stakeholder yg belum ada dalam struktur organisasi project....

Asset Kreator

Pelaksana project, sering saya sebut sebagai aset kreator. Pelaksana project sudah tidak lagi memikirkan apakah project ini bisa balik modal pada saat asetnya sudah jadi dan berjalan. Project kreator berfungsi sebagai 'tukang jahit' yg meracik kombinasi pengerahan sumber daya manusia dan bahan-bahan material. Pengetahuan luas mengenai skill-skill yg berperan menciptakan aset, sangat diperlukan seorang aset kreator. Juga bagaimana mendapatkan bahan-bahan untuk membentuk aset. Aset Kreator bertanggung jawab dan melaporkan perkembangan pekerjaannya kepada pemilik modal secara rutin. Aset Kreator juga menggambarkan rencana penyelesaian pembuatan suatu aset, baik dalam finansial maupun schedule finishing.

Tahapan Project Management

Untuk project yg cukup kompleks, beberapa tahapan yg cukup panjang. Hal ini diperlukan agar aset direncanakan dan dieksekusi dengan biaya optimal dan waktu yg cukup. Tahapan awal project adalah tahapan perencanaan. Di tahap ini, pemilik project mendefiniskan nilai (value) atau proyeksi keuntungan yg akan dihasilkan apabila pemilik modal memiliki aset tertentu yg berproduksi dalam jangka waktu tertentu. Pemilik project menjelaskan aset apa yg diperlukan dan bagaimana rencana merealisasikannya. Tahapan ini disebut sebagai tahap studi kelayakan project. Dalam studi ini, pemilik project akan menceritakan aset apa yg akan dibuat dengan spesifikasi, volume, kualitas, dan jumlahnya. Jadi bila asumsi-asumsi ini tidak tercapai, maka kemungkinan estimasi keuntungan yg diharapkan menjadi salah. Setelah tahap ini, pemilik project mulai mendetailkan rencana kerja pembuatan aset. Rencana ini diperlukan agar kesalahan estimasi biaya dan waktu pelaksanaan project bisa cukup rendah. Setelah tahapan pendetailan rencana selesai, pemilik modal akan mereview keseluruhan rencana eksekusi project, termasuk biaya dan waktunya, dan memutuskan apakah akan melanjutkan project ke tahapan eksekusi atau tidak. Bila hasil detail perencanaan, ternyata keseluruhan biaya project menggelembung besar sehingga pengembalian modal bila aset sudha jadi dan berproduksi nanti terlalu lama bahkan mungkin merugi, pemilik modal mungkin akan membatalkan eksekusi project dan project akan dihentikan. Mungkin pemilik modal akan mempertimbangkan mencari alternatif cara eksekusi project agar biaya dan waktu pelaksanaan project lebih efisien. Bila ini didapatkan, dan hasilnya pengembalian modal dari aset bisa lebih cepat, maka kemungkinan pemilik modal akan memutuskan untuk mengeksekusi project tsb.